Speicherdauer von Dokumenten einstellen
Scribamed löscht Ihre Dokumente standardmäßig nach 7 Tagen automatisch und unwiderruflich. Wie lange Ihre Briefe, Befunde und Berichte aufbewahrt werden, bestimmen aber Sie – direkt in den Einstellungen. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wo Sie die Speicherdauer finden und welche Optionen zur Auswahl stehen.
Schritt für Schritt
- 1Melden Sie sich bei Scribamed an und öffnen Sie Ihr Dashboard.
- 2Klicken Sie oben rechts auf „Einstellungen“.
- 3Scrollen Sie zum Abschnitt „Datenschutz“.
- 4Wählen Sie unter „Speicherdauer der Briefe“ eine der fünf Optionen aus – die aktive Auswahl ist farblich markiert.
- 5Klicken Sie unten auf „Einstellungen speichern“. Die neue Dauer gilt für alle Dokumente, die Sie danach erstellen.
Welche Speicherdauern gibt es?
Fünf Optionen stehen zur Auswahl: „Sofort löschen“ (das Dokument wird direkt nach der Erstellung serverseitig gelöscht und erscheint nicht im Dashboard), „60 Minuten“ (maximaler Datenschutz bei kurzer Nachbearbeitung), „24 Stunden“ (Nachbearbeitung am selben Tag), „7 Tage“ (Standard und Empfehlung) sowie „Nicht automatisch löschen“ (Dokumente bleiben gespeichert, bis Sie sie selbst entfernen).
Die gewählte Dauer läuft ab dem Zeitpunkt der Dokumenterstellung. Nach Ablauf wird das Dokument serverseitig gelöscht und ist nicht wiederherstellbar.
Gilt die neue Speicherdauer auch für vorhandene Dokumente?
Nein. Die Einstellung wirkt nur auf Dokumente, die nach dem Speichern erstellt werden. Bereits vorhandene Dokumente behalten ihre ursprüngliche Löschfrist. Sie können einzelne Dokumente jederzeit vorab selbst im Dashboard löschen.
Wie sicher sind die Dokumente während der Aufbewahrung?
Alle gespeicherten Dokumente sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt: Der Schlüssel liegt ausschließlich in Ihrem Browser, weder wir noch Dritte können die Inhalte im Klartext einsehen. Die Speicherdauer legt also nur fest, wie lange die verschlüsselten Daten auf dem Server vorliegen.
Je länger die Speicherdauer, desto länger liegen die (verschlüsselten) Inhalte vor. Die Wahl liegt in Ihrer Verantwortung als verantwortliche Stelle nach DSGVO – wir empfehlen maximal 7 Tage.
Maximaler Schutz: Zwischenspeichern deaktivieren
Direkt unter der Speicherdauer finden Sie den Schalter „Zwischenspeichern deaktivieren“. Ist er aktiv, werden Eingaben und erstellte Dokumente nie in der Datenbank gespeichert – sie existieren nur in Ihrem Browser, bis Sie die Seite verlassen. Diese Option eignet sich für Umgebungen mit besonders strengen Datenschutzvorgaben.
Was gilt im Team-Tarif?
Die Speicherdauer ist eine persönliche Einstellung: Jede Person im Team legt sie für ihr eigenes Konto fest. Dokumente sind ohnehin strikt personenbezogen – auch innerhalb eines Workspaces sieht niemand die Dokumente der anderen Mitglieder.
Häufige Fragen
Kann ich ein versehentlich gelöschtes Dokument wiederherstellen?
Nein. Die Löschung nach Ablauf der Speicherdauer ist serverseitig und unwiderruflich. Exportieren Sie wichtige Dokumente daher rechtzeitig als PDF oder drucken Sie sie aus.
Warum sehe ich im Dashboard keine alten Dokumente mehr?
Sehr wahrscheinlich ist die Speicherdauer abgelaufen. Unter den Einstellungen im Abschnitt „Datenschutz“ sehen Sie, welche Dauer aktuell eingestellt ist.
Was empfehlen Sie für eine Arztpraxis?
Die Standardeinstellung von 7 Tagen ist für die meisten Praxen ein guter Kompromiss aus Nachbearbeitungszeit und Datenminimierung. Prüfen Sie, ob die Frist zu Ihrem Praxis-Datenschutzkonzept und Ihrem Verarbeitungsverzeichnis passt.
Ändert die Speicherdauer etwas an der Verschlüsselung?
Nein. Alle Dokumente sind unabhängig von der Aufbewahrungsdauer Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die Einstellung steuert nur den automatischen Löschzeitpunkt.