Vorbefunde & Karteikarten per Foto oder PDF hochladen (OCR)
Vorbefunde liegen oft als Ausdruck, Fax oder Scan vor. Statt sie abzutippen, können Sie die Datei in Scribamed hochladen: Die Texterkennung liest PDFs, Fotos und Word-Dateien und übergibt den Text an Ihr Eingabefeld. Diese Anleitung zeigt, wie Sie vorgehen und worauf Sie achten sollten.
Schritt für Schritt
- 1Öffnen Sie den Editor und wählen Sie den Dokumenttyp, in den der Vorbefund gehören soll.
- 2Neben dem Eingabefeld – in der Schnelleingabe wie in den einzelnen Abschnitten – klicken Sie auf „Dokument hochladen“.
- 3Wählen Sie die Datei: PDF, Foto bzw. Scan als JPG, PNG oder WebP oder Word-Datei (.docx), jeweils bis 20 MB.
- 4Warten Sie die kurze Texterkennung ab. Der erkannte Text wird in das Feld eingefügt und mit einer Meldung bestätigt.
- 5Lesen Sie den eingefügten Text und korrigieren Sie Erkennungsfehler, insbesondere bei Zahlen, Dosierungen, Abkürzungen und handschriftlichen Einträgen.
- 6Ergänzen Sie bei Bedarf eigene Angaben per Diktat oder Tastatur und erstellen Sie daraus den Entwurf.
Was sich für gute Ergebnisse eignet
PDFs aus Praxissoftware oder gut eingescannte Ausdrucke werden in der Regel zuverlässig erkannt. Bei Fotos gilt: Dokument flach auslegen, gleichmäßig ausleuchten, Schatten vermeiden, das Blatt vollständig und gerade ins Bild nehmen und die Schrift scharf halten.
Handschriftliche Karteikarten sind die anspruchsvollste Aufgabe. Fotografieren Sie Zeile für Zeile eher als ganze Seiten, nennen Sie unklare Angaben später per Diktat neu oder ergänzen Sie sie per Tastatur.
Vorbefund als Zusammenfassung oder Verlauf verwenden
Fügen Sie den erkannten Text in das passende Feld ein: in die Anamnese oder den Vorbefund-Abschnitt eines Befundberichts, in den Abschnitt „Vorbefunde“ eines Briefes oder in die Schnelleingabe, wenn Sie daraus ein neues Dokument erstellen möchten.
Scribamed übernimmt den Text in die Gliederung des gewählten Dokumenttyps. Weil der Vorbefund damit Teil Ihrer Eingabe wird, können eigene Angaben und Fremdangaben im Entwurf getrennt bleiben – prüfen Sie trotzdem, welche Aussage von wem stammt.
Was mit der hochgeladenen Datei passiert
Die Datei wird ausschließlich im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht gespeichert und nicht protokolliert; Sie erhalten nur den erkannten Text zurück. Word-Dateien werden ohne KI direkt ausgelesen.
Für die weitere Verarbeitung gilt das übliche Vorgehen: Vor dem Versand an das Sprachmodell werden Namen durch Platzhalter ersetzt, und Ihr Dokument wird gemäß Ihrer Speicherdauer Ende-zu-Ende-verschlüsselt abgelegt bzw. gelöscht.
Typische Stolperstellen
Tabellen und eng beschriebene Bögen können in der Reihenfolge durcheinandergeraten – prüfen Sie, ob Werte noch zur richtigen Zeile gehören. Stempel, Unterschriften und Kopfzeilen werden manchmal mitgelesen und gehören anschließend nicht in den Text. Mehrseitige Dokumente laden Sie besser abschnittsweise hoch.
Wenn die Erkennung fehlschlägt, hilft meist ein hellerer Scan, ein anderes Foto oder die PDF-Version des Dokuments.
Häufige Fragen
Welche Dateiformate werden akzeptiert?
PDF, JPG, JPEG, PNG, WebP und Word-Dateien im .docx-Format, jeweils bis 20 MB. Für Fotos eignen sich JPG und PNG am besten.
Wird mein hochgeladener Scan gespeichert?
Nein. Die Datei wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und weder gespeichert noch geloggt. Zurück kommt der erkannte Text in Ihr Eingabefeld.
Kann ich mehrere Vorbefunde gleichzeitig hochladen?
Laden Sie die Dateien nacheinander hoch – jede Einfügung wird unter dem bestehenden Text ergänzt. Bei vielen Vorbefunden ist es übersichtlicher, sie abschnittsweise einzufügen.
Erkennt die Texterkennung handschriftliche Karteikarten?
In begrenztem Umfang. Lesbare Handschrift wird häufig erkannt, deutlicher werden die Ergebnisse bei gedruckten Unterlagen. Unklare Stellen sollten Sie per Tastatur ergänzen.
Kann ich den erkannten Text noch bearbeiten, bevor ich den Entwurf erstelle?
Ja. Der Text liegt ganz normal im Eingabefeld – Sie können ihn kürzen, korrigieren und mit eigenen Angaben kombinieren.