ePA für Arzt & Praxis 2026: Wie die elektronische Patientenakte funktioniert

Die elektronische Patientenakte ist eine zentral gespeicherte, versichertengeführte Akte, in die Leistungserbringer Befunde, Arztbriefe, Medikationspläne und weitere Dokumente einstellen können – mit dem Ziel, Doppeluntersuchungen zu vermeiden und die Versorgungsqualität zu erhöhen.

Trägerin der ePA ist die gematik im Auftrag des BMG. Betrieben wird sie von den Krankenkassen, technisch eingebettet in die Telematikinfrastruktur (TI). Für Patient:innen ist sie eine App ihrer Kasse; für Ärzt:innen ein Modul ihres Praxisverwaltungssystems (PVS) oder Krankenhausinformationssystems (KIS).

Der Ablauf in 5 Schritten: 1) Patient:in steckt die elektronische Gesundheitskarte (eGK) ins Lesegerät – damit ist der Zugriff auf die ePA für die Dauer des Behandlungsfalls freigegeben (Standard: 90 Tage). 2) Das PVS/KIS öffnet die ePA-Ansicht über das ePA-Modul der TI. 3) Sie sehen freigegebene Dokumente (Arztbriefe, Befunde, Medikationsplan) und können relevante Inhalte sichten. 4) Eigene Dokumente – z. B. Arztbrief als PDF/A – werden mit wenigen Klicks in die ePA hochgeladen. 5) Bei Behandlungsende wird die Sitzung beendet; der Zugriff erlischt automatisch nach Ablauf der Berechtigung.

Technisch läuft jeder Zugriff verschlüsselt über die TI; eine direkte Internet-Verbindung zur ePA gibt es nicht. Patient:innen sehen in ihrer Kassen-App jeden Zugriff im Protokoll.

Alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen sowie Krankenhäuser, Apotheken und Heilmittelerbringer sind verpflichtet, die ePA zu unterstützen. Praxen, deren TI-Anbindung nicht ePA-fähig ist, riskieren Honorarkürzungen von bis zu 1 % der vertragsärztlichen Vergütung.

Privatärzt:innen sind nicht verpflichtet, können aber freiwillig anbinden – das wird zunehmend zum Servicefaktor, da auch Privatpatient:innen die ePA nutzen.

• Konnektor mit ePA-Update (PTV5+) oder TI-as-a-Service-Lösung.

• ePA-fähiges PVS-Modul (jeder zugelassene PVS-Hersteller liefert das aus).

• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) zum Signieren – jede Ärztin und jeder Arzt benötigt einen eigenen.

• SMC-B (Praxisausweis) zur Authentifizierung der Einrichtung.

• Kartenlesegerät für die eGK im Behandlungszimmer oder am Empfang.

Tipp: Wer den eHBA noch nicht hat – über die Landesärztekammer beantragen, Lieferzeit aktuell 2–6 Wochen.

• Aktuelle Arztbriefe (Entlassbrief, Konsilbriefe, Verlaufsberichte).

• eMedikationsplan / elektronischer Medikationsplan inkl. AMTS-Daten.

• Befunde (Labor, Bildgebung, Pathologie, Funktionsdiagnostik).

• Impfdokumentation und elektronischer Impfpass.

• Notfalldatensatz mit relevanten Diagnosen, Allergien, Medikamenten.

• Mutterpass, Kinderuntersuchungsheft, Zahnbonusheft (sukzessive).

Faustregel: Was für die Weiterbehandlung relevant ist, gehört in die ePA. Reine interne Notizen, Verdachtsdiagnosen oder Drittinformationen über Angehörige bleiben außen vor.

Patient:innen entscheiden granular, welche Leistungserbringer welche Dokumente sehen. Standardmäßig sehen Sie nach eGK-Stecken alle nicht-verschatteten Dokumente. Patient:innen können einzelne Dokumente verschatten oder Berechtigungen entziehen – ohne Begründung. Ohne Freigabe sehen Sie nichts. Das macht klare Patientenkommunikation wichtiger denn je: kurz erklären, was Sie hochladen und warum.

Datenschutzrechtlich bleibt die Praxis Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die eigenen Einträge. Die ePA als System unterliegt einem eigenen Sicherheitskonzept der gematik.

Der größte Zeitfresser ist nicht der Upload – sondern der Brief, der hochgeladen werden soll. Strukturierte KI-Schreibassistenten erzeugen Arztbriefe in PDF/A oder strukturierten Formaten (HL7 CDA), die direkt aus dem PVS in die ePA hochgeladen werden können. Das spart Doppelarbeit und reduziert Übertragungsfehler.

Voraussetzung: DSGVO-Konformität, AVV nach Art. 28 DSGVO, EU-Hosting und idealerweise Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Siehe /ratgeber/schweigepflicht-cloud-software-arzt und /ratgeber/dsgvo-ki-in-der-medizin.